De volgende tekst is overgenomen uit Checklist Ondernemen, jaargang 8, 20 april 2010, Checklist Publicount, postbus 28000, 3003 KA ROTTERDAM ISSN 1567-2778.

"U kunt zelf bepalen welke vergoedingen binnen de werkkostenruimte vallen. Als u geen keuze maakt, geldt in principe in 2011 automatisch de nieuwe werkkostenregeling.

Op 1 januari 2011 wordt een drastische verandering in het systeem van zakelijke kostenvergoeding van kracht. Omdat dit voor ondernemers nogal wat gevolgen heeft, komt er een overgangsperiode van maximaal drie jaar. U kunt in die drie jaar kiezen of u vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers nog drie jaar op de huidige manier blijft behandelen, of dat u overstapt op de nieuwe werkkostenregeling. Per 1 januari 2014 moet u er in ieder geval aan geloven. Om een weloverwogen keuze te maken, moet u goed weten wat de veranderingen zijn. Checklist Ondernemen zette die voor u op een rijtje.

1.         Oud en nieuw

Op dit moment bestaan er heel veel categorieën vergoedingen en verstrekkingen, waarvoor fiscaal allerlei verschillende regels gelden. Al deze categorieën worden vervangen door één nieuwe regeling: de werkkostenregeling. Die verdeelt de vergoedingen en andere voordelen voor de werkgever in slechts drie categorieën, Voor elk van deze categorieën gelden andere regels. De regeling maakt onderscheid tussen gericht vrijgestelde kosten, intermediaire kosten en overige kosten en voordelen.

2.         Gericht vrijgestelde kosten

De gericht vrijgestelde kosten zijn specifiek benoemd:

- reiskosten, zowel voor woon-werkverkeer als andere zakelijke reizen;

- tijdelijke verblijfskosten (bijvoorbeeld: zakelijk hotelverblijf, maaltijden tijdens dienstreizen, koopavonden en overwerk, het werknemersdeel bij etentjes met een klant;

- kosten voor cursussen, congressen, studie en outplacement;

- extraterritoriale kosten (de zogenoemde 30%regeling);

- kosten van zakelijke verhuizingen; kosten voor het overbrengen van de inboedel, plus maximaal € 7.750.

Als u onder de werkkostenregeling een vast gericht vrijgestelde vergoeding wilt betalen aan werknemers, bent u verplicht om een kostenonderzoek uit voeren waarop u de hoogte en specificatie baseert.

3.         Intermediaire kosten

De tweede categorie zijn de zogeheten intermediaire kosten. Dit zijn zakelijke kosten die uw werknemers voorschieten en die u hen achteraf terugbetaalt. U kunt hierbij denken aan parkeer- en onderhoudskosten van de auto van de zaak, relatiegeschenken en etentjes met een klant. Maar let op! Niet alle voorgeschoten kosten vallen onder intermediaire kosten. Als de kosten zijn aangewezen als onderdeel van het werkkostenforfait (zie punt 4) dan zijn ze weliswaar intermediair maar behoren ze tot de personeelsactiviteiten en vallen dus onder het werkkostenforfait. Dit gaat bijvoorbeeld op voor personeelsetentjes die één van de werknemers afrekent en vervolgens bij u declareert.

4.         Werkkostenforfait

Alle overige vergoedingen vallen in principe onder het werkkostenforfait. Hieronder vallen de meeste zaken waarvoor u nu eindheffing kunt of moet toepassen, zoals bovenmatige reiskosten, personeelsactiviteiten, maar ook vakliteratuur thuis en producten uit uw eigen bedrijf. Binnen deze overige kosten en voordelen zijn een aantal zaken gewaardeerd op nul (met name zaken die nu ook al zijn vrijgesteld, zoals voorzieningen op de werkplek) of op een lagere waarde (bijvoorbeeld kantinemaaltijden).

5.         Uitzonderingen

Er zijn enkele vaste uitzonderingen op het werkkostenforfait. Dat zijn de volgende:

- Bijtelling privégebruik voor auto van de zaak;

- Voordelen met betrekking tot een woning;

- Vergoeding van geldboeten;

- Vergoeding of verstrekkingen voor misdrijven, wapens en munitie (tenzij hiervoor een vergunning is afgegeven) en gevaarlijke dieren waartegen strafmaatregelen zijn genomen. Voor deze uitzondering geldt dat u de vergoeding bij het loon van de werknemer moet tellen en normaal moet belasten.

6.         Werkkostenruimte bepalen       

Voor alle zaken die binnen het werkkostenforfait vallen, kunt u als werkgever zelf bepalen of u de vergoeding binnen de werkkostenruimte laat vallen. Doet u dat niet, dan moet u de vergoeding of het voordeel bij de werknemer belasten. De werknemer draait dan zelf op voor de loonheffingen. U kunt met uw werknemers overleggen welke zaken u wel en niet binnen de werkkostenruimte laat vallen. Van alle zaken die u onder het werkkostenforfait laat vallen, mag u 1,5% van de totale fiscale loonsom onbelast laten. Het is mogelijk dat dit percentage nog enigszins wijzigt. Er is ook een poosje sprake van geweest dat het 1,4% zou worden.

7.         Eindheffing

Als u binnen het werkkostenforfait méér vergoed dan 1,5% van de loonsom, moet u als werkgever over het meerdere een vaste eindheffing van 80% inhouden en afdragen. De werknemer merkt hier niets van.

Bij eindheffing bent u geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd.

8.         Keuze maken

U moet dit jaar een beslissing nemen of u met ingang van 2011 overstapt op de nieuwe regelgeving of het systeem van de huidige regelgeving in elk geval nog een jaar volgt. Uw keuze zal afhangen van welk susteem voor u het meest voordelig uitpakt. Ook speelt een rol of u tijdig de nodige administratieve maatregelen kunt treffen. De verwachting is dat veel werknemers kiezen voor een jaar uitstel, tenzij de nieuwe regeling in hun situatie overduidelijk grote voordelen biedt.

Als u vóór 2011 geen enkele actie onderneemt, en dus geen keuze maakt welke regels voor vergoedingen en verstrekkingen er na 2010 voor uw onderneming gaan gelden, gaat in principe in 2011 automatische de nieuwe werkkostenregeling gelden.

9.         Inventariseren

Om een beeld te krijgen van de voor- en nadelen van de werkkostenregeling voor uw onderneming, moet u in kaart brengen welke regelingen er binnen uw bedrijf bestaan voor vergoedingen, verstrekkingen, compensaties, voordeeltjes en loon in natura. Pas als u dat helder op uw netvlies hebt, kunt u overwegen of de nieuwe regeling voor u en uw werknemers voordeliger uitpakt of dat u beter nog één, twee of drie jaar de ouder regelingen voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunt volgen. Ook moet u berekenen wat het bedrag is dat u onbelast zou mogen vergoeden. Dat doet u door 1,5% van de totale loonstom van 2009 te nemen. Probeer uit de administratie van 2009 de diverse soorten kosten zo goed mogelijk te splitsen naar de drie genoemde hoofdgroepen (intermediair, gericht vrijgesteld en overig). Bepaal welke kosten al bij werknemers werden belast.

10.        Nabootsen

Als u de huidige vergoedingen in kaart hebt gebracht en weet hoeveel ruimte u binnen het forfait heeft, kunt u de situatie bij toepassing van de werkkostenregeling nabootsen. Blijkt de huidige regeling voordeliger te zijn, dan is het slim om de overstap minstens een jaar uit te stellen. Als u ervoor kiest om in 2011 de ouder regeling te blijven hanteren, moet u wel in uw achterhoofd houden dat voor de kosten van personeelsactiviteiten de regeling van vóór 2007 weer van kracht wordt. Dat betekent dat u per werknemer maximaal € 454 per jaar onbelast mag vergoeden of verstrekken.

Houd er rekening mee dat er vanaf 2011 waarschijnlijk verscherpte controle op vaste kostenvergoedingen zal plaatsvinden. U moet dan een schriftelijke onderbouwing hebben naar aard en omvang van de vergoeding.

Bereken de gevolgen van de werkkostenregeling!

Als u het huidige totaal aan vergoedingen en verstrekkingen in uw bedrijf neemt, en u treft daar de intermediaire kosten, de gericht vrijgestelde kosten en 1,5% van de fiscale loonsom vanaf, weet u hoe de nieuwe werkkostenregeling voor uw onderneming uitpakt. Is de uitkomst positief, dan moet u over het resterende bedrag nog 80% eindheffing berekenen. Is de uitkomst negatief, dan kunt u nog wat schrijven zodat u de werkkostenruimte optimaal gebruikt.